In moltissime aziende è assolutamente sconosciuto lo strumento del regolamento aziendale, cioè di quello strumento di policy che elenca l’insieme di norme adottate unilateralmente dall’azienda per disciplinare la condotta dei propri dipendenti in merito a diverse materie (es. gestione delle presenze in azienda, utilizzo della tecnologia, rapporto con la clientela, ecc.).

Lo strumento è utile per due principali motivi: da un lato consente di informare il dipendente in modo da inserirlo al meglio nel contesto lavorativo, aumentando la cooperazione con il management e gli altri dipendenti e trasferendo la missione e la visione aziendali; al contempo si dispone di uno strumento chiaro cui si può fare riferimento, in caso di violazione, nell’erogazione di provvedimenti disciplinari.

Il regolamento aziendale deve essere ritagliato sulla singola azienda catturandone le peculiarità e i bisogni, non potendosi affidare ad un modello standard spersonalizzato. Il regolamento potrà normare aspetti diversi che non sono sempre utili o presenti in azienda. A titolo esemplificativo il regolamento aziendale potrebbe normare i seguenti aspetti:

• presenze e ritardi: potrà essere chiarito cosa si intende per ritardo, cosa succede in caso di assenza da lavoro e i tempi entro cui effettuare le necessarie comunicazioni all’azienda;
• ferie e congedi: potrà essere definita una procedura per la richiesta delle ferie e dei permessi e regolamentare il rapporto di lavoro durante i periodi di congedo di maternità e paternità;
• uso dei dispositivi, internet e posta elettronica: il regolamento potrà disciplinare le modalità di uso dei dispositivi elettronici assegnati (es. tablet, cellulare, computer) e di internet, delineando altresì cosa è possibile fare con la posta elettronica di lavoro e l’uso dei social media sul posto di lavoro;
• privacy e trattamento dati personali: in conformità al GDPR potranno essere fornite direttive affinché il lavoratore sappia quali dati personali può trattare e le modalità del trattamento;
• smart working: se la struttura adotta politiche di smart working, potranno essere fissate norme comportamentali per la gestione dei rapporti durante i periodi di lavoro fuori dall’azienda.

Una volta definito il regolamento e portato a conoscenza del dipendente, la violazione dello stesso può comportare l’avvio di procedimenti disciplinari con l’applicazione delle sanzioni via via progressive sino al licenziamento. A fini disciplinari, quindi, il regolamento aziendale consente di evitare fraintendimenti su ciò che l’azienda si aspetta dal dipendente, rendendo al contempo più efficaci le eventuali contestazioni.

Lo Studio Mamì è disponibile a fornire consulenza in merito ai regolamenti aziendali, sia attraverso una consulenza preventiva volta a intercettare le necessità aziendali, sia attraverso la redazione e l’aggiornamento dei regolamenti sulla base dei mutati bisogni o del contesto normativo.