La Legge di Bilancio 2025, ai fini della deducibilità (e corrispondentemente di imponibilità) delle spese di trasferta e di rappresentanza sostenute da dipendenti e autonomi, impone dal 2025 l’obbligo di tracciabilità. Vediamo nel dettaglio le modifiche introdotte.

Lavoratori dipendenti

A partire dal 2025, i dipendenti in trasferta:

• ai fini della deduzione dal reddito d’impresa e di lavoro autonomo;
• e per evitare l’imponibilità sul proprio reddito

dovranno pagare con mezzi tracciabili le seguenti spese:

• spese di vitto
• spese di alloggio
• spese di viaggio e trasporto, effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea (taxi e ncc)

In assenza della tracciabilità, le spese rimborsate dal datore di lavoro saranno considerate parte del reddito di lavoro dipendente e, conseguentemente, tassate. Al contempo le medesime spese non saranno deducibili per il datore di lavoro.

A questo punto diventa antieconomico erogare somme in contanti al lavoratore per rimborsare le spese di trasferta e sarà necessario dotarlo di adeguati strumenti per il pagamento tracciabile (ad es. carta di credito aziendale, con intestazione delle spese direttamente all’azienda, o carta di credito personale con allegazione alla distinta di rimborso delle ricevute del POS).

Inoltre, mentre per le trasferte fuori dal comune viene mantenuta la possibilità di rimborso con indennità forfettaria prevista dal testo unico, per le trasferte comunali le indennità e i rimborso saranno imponibili salvo che si tratti di spese di viaggio e trasporto tracciate e adeguatamente documentate.

Lavoratori autonomi

La scure della tracciabilità colpisce anche i lavoratori autonomi. Anche per loro dal 2025 le spese per prestazioni alberghiere, consumazioni di alimenti e bevande, viaggi e trasporti con autoservizi pubblici non di linea, nonché i rimborsi chilometrici relativi a tali spese, usufruiranno della deducibilità solo se pagati con strumenti tracciabili. In questo caso la limitazione si applica sia alle spese addebitate in modo analitico al committente sia ai rimborsi corrisposti per le trasferte di dipendenti e lavoratori autonomi.

Anche in questo caso, per quanto attiene alle spese per prestazioni di lavoro, la deducibilità delle spese di trasferta sarà legata al pagamento con mezzi tracciabili.

Spese di rappresentanza

Infine anche per le spese di rappresentanza, ai fini della deduciblità, sarà necessario il pagamento tracciabile.