Con l’approvazione del D.lgs. n. 24/2023 sono stati previsti nuovi obblighi per le aziende che hanno impiegato nell’ultimo anno, una media di lavoratori subordinati tra i 50 e i 249 e che dovranno, entro il 17 dicembre, conformarsi alle previsioni del decreto.

Il decreto, recependo i principi comunitari, interviene al fine di assicurare protezione per i whistleblowers pubblici e privati, cioè per quei soggetti che, all’interno di un’organizzazione, segnalano ai soggetti incaricati attività illecite o fraudolente. L’intervento amplia la portata di regole già esistenti sia nel settore pubblico (D.lgs. 165/2001) sia nel settore privato (D.Lgs. 231/2001), quest’ultimo però applicabile in passato solo su base volontaria.

Nel settore privato, in particolare, l’obbligo di conformarsi alle nuove norme è adesso previsto alternativamente:

• per i soggetti che hanno impiegato, nell’ultimo anno, la media di almeno 50 lavoratori subordinati, con contratti di lavoro a tempo indeterminato o determinato;
• per i soggetti che operano nei settori dei servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, tutela dell’ambiente e sicurezza dei trasporti
• per i soggetti che adottano spontaneamente un modello di organizzazione e gestione di cui al D.Lgs. n. 231/2001.

Le persone legittimate ad effettuare le segnalazioni di attività illecite o fraudolente comprende:

• i lavoratori dipendenti
• i lavoratori autonomi, nonché i titolari di un rapporto di collaborazione;
• i liberi professionisti e i consulenti;
• i volontari e i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti;
• gli azionisti e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza.

In particolare per attività illecite o fraudolente da segnalare si intendono:

• illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
• condotte illecite ai sensi del D.Lgs. n. 231/2001 o violazione dei modelli organizzativi e gestionali previsti dallo stesso decreto;
• illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’UE o nazionali indicati nello specifico allegato al decreto o nell’allegato alla direttiva (UE) 2019/1937, nei settori degli appalti pubblici, servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, sicurezza e conformità dei prodotti, sicurezza dei trasporti, tutela dell’ambiente, radioprotezione e sicurezza nucleare, sicurezza degli alimenti mancini e salute e benessere degli animali, salute pubblica, protezione die consumatori, tutela della privacy e delle reti e sistemi informativi;
• atti od omissioni che ledono interessi finanziari dell’UE;
• atti od omissioni riguardanti il mercato interno;
• atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni UE nei settori richiamati dal decreto.

Il decreto in particolare prevede che i soggetti privati debbano creare degli appositi canali di segnalazioni interni, attraverso i quali il whistleblower possa segnalare l’illecito per iscritto, anche con modalità informatiche, busta chiusa o in forma anche orale attraverso linee telefoniche o sistemi messaggistica vocale o, su richiesta del segnalante, mediante un incontro diretto.

L’obbligo si sostanzia nell’adozione di una piattaforma di segnalazione sicura, che tuteli la riservatezza dell’identità e i dati personali dei denuncianti. Le imprese dovranno gestire le segnalazioni tramite software che utilizzano sistemi crittografici, adeguati a garantire la riservatezza dell’identità del segnalante, della persona coinvolta e del contenuto della segnalazione. Il trattamento dei dati personali e la documentazione relativa alle segnalazioni dovranno essere gestiti rispettando le regole e i principi contenuti nel GDPR.

A seguito della segnalazione, i soggetti individuati all’interno dell’organizzazione per gestirla, dovranno:

• rilasciare al whistleblower un avviso di ricevimento entro sette giorni dalla segnalazione;
• mantenere interlocuzioni con il whistleblower richiedendo eventualmente integrazioni;
• dare seguito alla segnalazione fornendo un riscontro entro tre mesi dalla ricezione della stessa.